Sync-Aufträge & Datenstatus

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Sync-Aufträge (Sync Jobs) verfolgen jede Hintergrundaufgabe, die Ihre Wissensdatenbank aktualisiert – Datei-Uploads, URL-Crawls und FAQ-Indizierung. Nutzen Sie diese Seite, um den Fortschritt zu überwachen, Fehler zu identifizieren und problematische Aufträge erneut zu versuchen.

Wie Sync-Aufträge erstellt werden

Sie müssen Sync-Aufträge nie manuell erstellen. Sie werden automatisch generiert, wenn Sie:

Eine Datei hochladen unter Wissensdatenbank → Dateien
Eine URL hinzufügen unter Wissensdatenbank → URLs
Ein FAQ hinzufügen oder aktualisieren unter Wissensdatenbank → FAQs
Wissensdatenbank aktualisieren klicken, um eine vollständige Neuindizierung auszulösen
Eine URL erneut crawlen, um Inhalte von einer geänderten Website zu aktualisieren

Jede Aktion erstellt einen oder mehrere Aufträge, die sofort auf dieser Seite erscheinen.

Spalten der Auftragsliste

Spalte	Anzeige
Typ	Die Art des Auftrags – Datei-Upload, URL-Crawl, FAQ-Synchronisierung oder vollständige Neuindizierung
Quelle	Der Dateiname oder die URL, die verarbeitet wird – klicken Sie darauf, um den vollständigen Pfad zu sehen
Status	Aktueller Status: Ausstehend, In Verarbeitung, Abgeschlossen oder Fehler (farbcodiert)
Dauer	Wie lange der Auftrag von Anfang bis Ende gedauert hat
Erstellt	Wann der Auftrag in die Warteschlange gestellt wurde
Aktualisiert	Das letzte Mal, dass sich der Status geändert hat

Erläuterung der Auftragsstati

Status	Farbe	Bedeutung	Maßnahme
Ausstehend	Grau	In der Warteschlange, wartet auf die Bearbeitung	Nichts – der Vorgang startet automatisch
In Verarbeitung	Blau/Bernstein	Text wird extrahiert, Inhalte in Segmente unterteilt (Chunking) und Vektor-Embeddings erstellt	Warten – der Fortschritt läuft
Abgeschlossen	Grün	Inhalt wurde vollständig indiziert und ist für den Bot durchsuchbar	Nichts – der Bot kann diesen Inhalt jetzt nutzen
Fehler	Rot	Während der Verarbeitung ist ein Fehler aufgetreten	Fehlermeldung lesen, Ursache beheben und erneut versuchen

Was während der Verarbeitung passiert

Wenn ein Sync-Auftrag ausgeführt wird, führt das System diese Schritte aus:

Extraktion – Text wird aus der Quelle extrahiert (PDF-Parsing, HTML-Bereinigung, FAQ-Formatierung).
Chunking – Lange Inhalte werden in kleinere, überlappende Segmente unterteilt, um eine bessere Suchgenauigkeit zu erzielen.
Embedding – Jeder Chunk wird mithilfe des Embedding-Modells in einen numerischen Vektor umgewandelt.
Indizierung – Vektoren werden in der Suchmaschine gespeichert, damit der Bot bei Benutzerfragen relevante Segmente abrufen kann.

Dieser gesamte Prozess dauert normalerweise 10–60 Sekunden für eine einzelne Datei und mehrere Minuten für große Sitemaps oder Massen-Uploads.

Häufige Fehlertypen und Lösungen

Fehler	Wahrscheinliche Ursache	Lösung
Nicht unterstütztes Format	Dateityp wird nicht erkannt	In PDF, DOCX, TXT, CSV oder Markdown konvertieren und erneut hochladen
Passwortgeschützt	PDF oder DOCX ist verschlüsselt	Passwortschutz entfernen und erneut hochladen
Nur-Bild-PDF	Gescanntes Dokument ohne auswählbaren Text	OCR-Software verwenden, um es zuerst in ein textbasiertes PDF zu konvertieren
URL blockiert / 403	Website blockiert automatisierte Crawler	Andere URL versuchen, eine Sitemap nutzen oder Seiteninhalt als Datei hochladen
URL-Timeout	Seite hat zu lange für eine Antwort gebraucht	Die Seite ist möglicherweise langsam – später erneut versuchen oder Inhalt manuell hochladen
Leerer Inhalt	URL lieferte keinen lesbaren Text	Die Seite ist eventuell JavaScript-lastig (SPA). Inhalt stattdessen als Datei hochladen
Verbindungsfehler	Die URL ist nicht erreichbar	Prüfen Sie, ob die URL korrekt und öffentlich zugänglich ist

Um einen fehlgeschlagenen Auftrag zu wiederholen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erneut versuchen in der entsprechenden Zeile. Das System stellt ihn mit derselben Quelle erneut in die Warteschlange.

Unterstützte Dateiformate

Format	Endung	Hinweise
PDF	`.pdf`	Muss auswählbaren Text enthalten (keine gescannten Bilder)
Word	`.docx`	Microsoft Word Dokumente
Klartext	`.txt`	Einfache Textdateien
CSV	`.csv`	Kommagetrennte Daten – ideal für Produktlisten und Preise
JSON	`.json`	Strukturierte Daten – nützlich für API-Dokumentationen
Markdown	`.md`	Technische Dokumentationen und README-Dateien
PowerPoint	`.pptx`	Textinhalte aus Präsentationsfolien

Tipps zur Performance

Große PDFs und Sitemaps dauern länger – Ein 100-seitiges PDF oder eine Sitemap mit mehr als 500 URLs kann mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Das ist normal.
Massen-Uploads staffeln – Das gleichzeitige Hochladen von 50 Dateien erzeugt eine lange Warteschlange. Laden Sie in Chargen von 5–10 Dateien hoch, um schnelleres Feedback zu erhalten.
Veraltete Inhalte entfernen – Alte Dokumente vergrößern den Index und können dazu führen, dass der Bot irrelevante Informationen abruft. Löschen Sie Dateien, die Sie nicht mehr benötigen.
Nach Massenänderungen überwachen – Überprüfen Sie nach dem Hochladen vieler Dateien oder dem Aktualisieren der Wissensdatenbank die Sync-Aufträge, um sicherzustellen, dass alles erfolgreich abgeschlossen wurde, bevor Sie den Bot testen.
Sitemaps für Websites nutzen – Anstatt 50 einzelne URLs hinzuzufügen, geben Sie die sitemap.xml der Website an, damit das System alle Seiten automatisch erkennt.

FAQ

F: Ein Auftrag hängt seit langer Zeit im Status „In Verarbeitung“.

Große Dateien oder Sitemaps mit vielen Seiten können legitimerweise mehrere Minuten dauern. Wenn ein Auftrag länger als 15 Minuten feststeckt, versuchen Sie, ihn zu wiederholen. Falls er weiterhin fehlschlägt, kontaktieren Sie Ihren Account Manager.

F: Eine URL zeigt wiederholt „Fehler“ an.

Die Website blockiert wahrscheinlich automatisierte Crawler, erfordert eine Authentifizierung oder liefert leere Inhalte zurück. Versuchen Sie: eine andere Seiten-URL, die Angabe einer Sitemap-URL oder das Hochladen des Seiteninhalts als Datei.

F: Muss ich Sync-Aufträge manuell auslösen?

Nein. Sync-Aufträge werden automatisch erstellt, wenn Sie Dateien hochladen, URLs hinzufügen oder FAQs erstellen. Die Schaltfläche Wissensdatenbank aktualisieren auf der Wissensdatenbank-Seite löst eine vollständige Neuindizierung aller Quellen aus.

F: Was ist der Unterschied zwischen einem Sync-Auftrag und einer Neuindizierung?

Ein Sync-Auftrag verarbeitet eine einzelne neue oder aktualisierte Quelle (eine Datei, eine URL, ein FAQ). Eine Neuindizierung (ausgelöst durch „Wissensdatenbank aktualisieren“) baut den gesamten Vektorindex aus allen aktuellen Quellen neu auf. Die Neuindizierung ist nützlich nach dem Löschen von Inhalten oder wenn Sie sicherstellen möchten, dass alles auf dem neuesten Stand ist.

F: Gelten Sync-Aufträge pro Bot?

Ja. Die Sync-Aufträge jedes Bots sind unabhängig. Die angezeigten Aufträge beziehen sich nur auf den aktuell ausgewählten Bot.